Privacyverklaring

Fanscore is een meetinstrument van Klaas Kroezen waarmee bedrijven meten hoeveel echte fans zij onder hun klanten hebben. Deze verklaring legt uit welke gegevens daarbij worden verwerkt en hoe.

Wat wordt er gemeten?

Fanscore kent drie soorten metingen. De Fanscore-vragenlijst vraagt naar je ervaring met het bedrijf dat je heeft uitgenodigd: een aanbevelingsscore (0-10), of je het bedrijf al eens hebt aanbevolen, een indelingsvraag, open antwoorden en twee korte stellingen. De CES-meting stelt na een contactmoment (zoals een aankoop of supportvraag) één korte vraag over hoeveel moeite iets kostte. Het exit-interview is een kort gesprek als je opzegt als klant.

Fanscore- en CES-antwoorden zijn anoniem

Bij antwoorden op de Fanscore-vragenlijst en de CES-meting worden géén naam, e-mailadres of andere persoonsgegevens opgeslagen. Je antwoorden worden apart bewaard van de lijst met uitgenodigde adressen, en die twee worden nergens aan elkaar gekoppeld — niet door het bedrijf dat je uitnodigde en niet door ons.

Dat is meer dan een belofte: we bewaren bewust ook geen gegevens waarmee je het alsnog zou kunnen afleiden. Van je uitnodiging leggen we alleen vast dát er is geklikt en gereageerd — nooit wanneer. Zonder die tijdstippen valt een antwoord ook niet aan een adres te koppelen door de volgorde of het moment te vergelijken.

Ook bij kleine groepen blijft dat overeind. Je open antwoord en de vervolgvragen daarop worden pas getoond zodra minstens vijf mensen de meting hebben ingevuld. Bij minder antwoorden krijgt niemand ze te zien — ook het bedrijf dat je uitnodigde niet, en ook Klaas Kroezen niet. Om dezelfde reden tonen we geen cijfers voor een uitsplitsing waarin minder dan vijf mensen vallen: één antwoord in zo'n groep is nooit anoniem.

Wordt er via een uitnodigingsmail gemeten, dan geldt één uitnodiging, één antwoord: het adres wordt na afloop gewist en jouw uitnodiging is daarna niet opnieuw te gebruiken. Via een open link of QR-code werkt dat anders — die route kent per ontwerp geen identiteit, en daar is dus ook niet uit te sluiten dat iemand twee keer invult. Precies daarom houden we die twee groepen in het dashboard gescheiden.

Het exit-interview is níet anoniem

Het exit-interview bij een opzegging is de uitzondering: je antwoorden worden gekoppeld aan jouw opzegging, zodat het bedrijf er gericht van kan leren. Dit staat expliciet in de uitnodiging en aan het begin van het gesprek. Deelname is vrijwillig en je kunt op elk moment vragen om verwijdering van het gesprek; dat gebeurt dan onherroepelijk. Vraag je er niet om, dan worden je naam en e-mailadres na 24 maanden automatisch gewist.

E-mailadressen bij uitnodigingen

Word je per e-mail uitgenodigd voor de Fanscore-vragenlijst, dan bewaren we je e-mailadres uitsluitend om de uitnodiging en maximaal één herinnering te versturen. Adressen worden volledig gescheiden van de antwoorden opgeslagen en worden nooit aan een ingevulde vragenlijst gekoppeld. Zodra de meting sluit, worden alle e-mailadressen automatisch en onherroepelijk verwijderd.

Onderaan elke uitnodiging staat een afmeldlink. Meld je je af, dan ontvang je geen uitnodigingen meer voor Fanscore-metingen — ook niet van andere bedrijven die dit meetinstrument gebruiken. Komt een mail niet aan of markeer je hem als spam, dan zetten we het adres automatisch op diezelfde lijst.

Voor CES-metingen geldt hetzelfde, met één toevoeging: je adres wordt kort bewaard om te garanderen dat je niet vaker dan eens per periode (standaard 30 dagen) wordt uitgenodigd. Daarna wordt het automatisch verwijderd. Ook hier wordt je adres nooit aan antwoorden gekoppeld.

Bewaartermijn

Antwoorden op de Fanscore-vragenlijst en de CES-meting worden anoniem verzameld: we vragen respondenten uitdrukkelijk geen namen in te vullen, en die aanwijzing staat ook onder de open vraag zelf. Toch kan een open antwoord een situatie beschrijven die met genoeg moeite te herleiden is. Daarom stellen we er een harde termijn op in plaats van te beweren dat het geen persoonsgegevens zijn: 36 maanden na het sluiten van de meting worden de antwoorden automatisch verwijderd. De uitkomsten op hoofdlijnen (Fanscore, NPS, aantal respondenten) blijven bewaard, zodat het bedrijf zijn verloop over de jaren kan blijven volgen.

E-mailadressen worden uiterlijk bij het sluiten van de meting gewist; bij CES gebeurt dat automatisch zodra ze niet meer nodig zijn voor de frequentiecap. Gegevens uit het exit-interview worden na 24 maanden geanonimiseerd: naam en e-mailadres verdwijnen dan, alleen de opzegreden en het gesprek blijven staan.

Gebruik van AI

Voor een eventuele vervolgvraag op je open antwoord en voor de samenvatting van resultaten gebruiken we de Claude API van Anthropic. Daarbij worden uitsluitend de gestelde vraag en je antwoord verstuurd — geen naam, e-mailadres of andere gegevens over jou. Wat je zelf in een open antwoord schrijft gaat wel mee; vermeld daarom liever geen namen. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om AI-modellen te trainen.

Anthropic is gevestigd in de Verenigde Staten, dus bij deze stap worden je antwoorden buiten de Europese Unie verwerkt. Die doorgifte rust op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, die onderdeel zijn van onze overeenkomst met Anthropic. Anthropic bewaart de verstuurde tekst standaard maximaal dertig dagen voor misbruikcontrole en verwijdert die daarna.

Waar je gegevens staan

De database waarin je antwoorden worden bewaard staat in de Verenigde Staten, net als de AI-verwerking die hierboven staat beschreven. Voor die doorgifte gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, het modelcontract dat de Europese wetgever daarvoor heeft vastgesteld.

Dat verandert niets aan wat er van je bewaard wordt: bij de Fanscore-vragenlijst en de CES-meting staan er geen naam, geen e-mailadres en geen gegevens waarmee je antwoord alsnog aan jou te koppelen is. Bij het exit-interview is dat anders — daar staat hierboven apart uitgelegd wat er wél wordt vastgelegd.

Vragen of verzoeken

Vragen over deze verklaring of over je gegevens? Neem contact op via klaas@klaaskroezen.nl. Zie ook de algemene privacyverklaring van klaaskroezen.nl.